В статье рассмотрим инструмент подсистемы Бюджетирование в 1С Управление холдингом под названием Сводная таблица. В зависимости от настраиваемой модели бюджетирования Сводная таблица может применяться как для ввода данных так и для анализа данных.
Здесь рассмотрим сводную таблицу именно в качестве инструмента анализа данных.
При создании нового вида отчёта системой по умолчанию генерируются два пустых бланка:
-
бланк экземпляра
-
бланк сводной таблицы
Виды и бланки отчета
Видеообзор сводной таблицы
Дополнительно мы приводим видео-инструкцию по работе со сводной таблицей
Бланк сводной таблицы
Мы можем действовать как в рамках уже созданного бланка так и сгенерировать свой. Прежде чем переходить к настройке бланка я расскажу о том что мы увидим в этом бланке. Для примера возьмем вид отчёта бюджет продаж к нему уже в моем примере есть экземпляры по сценариям «план», «оперативный факт».
Экземпляр отчёта — Это документ у которого есть номер дата и другие ключевые реквизиты.
Экземпляр выполняет запись данных то есть логически является, регистратором заметим что в этом примере для записи данных в экземпляре используется периодичность недели, далее при настройке бланка сводной таблицы нам это надо будет учесть.
Экземпляр отчета
Далее перейдём в конструктор этого вида. В конструкторе мы видим состав строк, состав колонок и обязательно смотрим какое у нас аналитическое раскрытие у строк. В данном примере у нас будет использоваться номенклатура в качестве аналитики раскрытия теперь имея представление о структуре вида отчёта перейдём к настройке самого Бланка сводной таблицы.
Конструктор отчета — аналитики показателей
Конструктор отчета — структура отчета
Создадим новый бланк.
Создание бланка сводной таблицы
Сперва система предлагает определить состав строк. Даже если мы попытаемся перейти к настройке колонок, система не даст этого сделать. Поэтому переходим и определяем состав строк.
Настройка состава строк
Мы видим строки этого вида отчёта к которому мы создаём сводную таблицу. Перенесём обе строки, применим изменения, перейдём к составу колонок.
Настройка состава колонок
Теперь мы можем добавлять колонки по одной, либо сразу заполнить список доступными колонками. У нас данные зафиксированы на неделях поэтому мы можем сразу в установить периодичность по умолчанию недели чтоб потом при формировании сводной таблицы в режиме отображения данных каждый раз вручную не переключаться на нужную нам
периодичность.
Настройка периодичности
Ещё одна кнопка на панели инструментов - это редактирование расположения группировок. Здесь можно определить какие поля у нас будут отображаться по горизонтали, то
есть выводиться в строках. Какие поля по вертикали - в колонках, а также поля, которые будут использоваться как отборы. Элементы структуры оставшиеся в области «доступные поля» отображаться в сводной таблице не будут, но их можно увидеть с помощью расшифровки, которая будет вызываться из контекстного меню ячейки с данными.
Настройка расположения полей
Сводная таблица в режиме отображения
В режиме отображения у меня уже заданы были значения, то есть система запоминает последние использованные значения. Период у меня выбран с первой недели января по пятую неделю июня - за первое полугодие. Валюта, сценарий, организация - по этим параметрам у нас и сформировалась сводная таблица.
Сводная таблица
Если выполним «отобразить раскрытие», то мы увидим что скрывается за тем значением которое мы расшифровываем и какая сумма приходится на ту или иную номенклатуру. Плюс сводной таблицы в том что она позволяет на литу менять свою настройку, то есть располагать по-разному измерения которые выводятся либо доступны к выводу. А также управлять
выводом итогов по периодам. Это значит что пользователь работает в режиме отображения данных и он может сам управлять группировками то есть он аналитику может как раз из
доступных аналитик перенести в состав строк раскрытия и сформировать уже отчёт в таком
разрезе.
Расшифровка сводной таблицы
Также пользователь может управлять наличием колонок. На скрине выведены три колонки как мы определили это в самом Бланке а при необходимости, если надо вывести данные только по какому-то одному значению, например, по сумме то мы можем отключить видимость двух колонок и вывести данные только с суммой.
Состав колонок в режиме отображения
Также можно управлять группировкой по периодам. Изначально у нас периодичность данных неделя, но мы можем сгруппировать данные и вывести итоги по месяцам, кварталам, полугодию, году.
Управление периодичностью в режиме отображения
Настройка
Итог по аналитикам
Далее рассмотрим некоторые настройки, а также связь сводной таблицы с настройками и показателями вида отчёта. На примере мы видим две строки «оптовые продажи» и «розничные продажи». У нас есть поле цена для «оптовых продаж». Мы видим что на уровне строки у нас цена не просуммировать, что собственно и правильно. На второй строке «розничные продажи» по умолчанию значения суммируется, также как для количества и суммы, для цены это некорректная настройка.
Суммирование показателей сводной таблицы
Чтобы такое настроить нам надо пойти в конструктор, в настройки конкретного показателя. Переходим в конструктор нашего вида отчёта «бюджет продаж» режим структуры отчёта и смотрим для строки оптовые продажи для показателя «цена» вид итога по аналитикам указан как итог по аналитикам «не рассчитывается» а для строки «розничные продажи» стоит вид итога по аналитикам «сумма» - поэтому мы увидели что в режиме отображения данных что цена просуммировать.
Настройка показателя в конструкторе отчета
Масштабирование
Ещё один момент хочу показать который связан с настройка показателя - это масштаб. Если я сейчас с формирую отчёт в масштабе тысячи то увидим, что для "оптовых продаж у меня количество не масштабируется, А для строчки розничной продажи масштабируется. То есть если изменить точность мы увидим что количество 10 штук отображается в тысячах что некорректно.
Масштабирование в сводной таблице
Чтобы исправить это закройте режим отображения и откройте Конструктор. Для оптовых продаж у показателя стоит признак, что он не масштабируется и выполним ту же самую
настройку для розничных продаж. Указываем что этот показатель количество не масштабируется.
Настройка масштабирования показателя отчета
Перейдем в режим отображения данных и теперь при переводе в тысячи и у нас верное количество.
Вывод данных без масштабирования
Вычисляемые строки
Также мы можем добавлять вычисляемые строки с произвольной формулой для конкретного
бланка.
Добавление вычисляемых строк в сводную таблицу
Добавим новую строчку, например мы рассчитаем некий
показатель «доля продаж».
Создание формулы сводной таблицы
Мы посчитаем долю оптовых продаж и долю розничных продаж:
-
добавляем две произвольные строки,
Добавление произвольных показателей
-
подбираем их в состав строк,
Добавление показателей в состав строк
-
зададим формулу - посчитаем долю
Редактирование формул в бланке сводной таблицы
Переходим режим отображения данных и тут мы собственно видим данные, которые зафиксированы протранслировались, а также две расчётные строчки.
Сводная таблица с расчетными показателями
План-фактный анализ
Сводная таблица также является инструментом для план-фактного анализа. Для этого необходимо отредактировать состав колонок, в режиме редактирования бланка или в режиме отображения. Здесь мы видим какие у нас ещё есть настройки для этих колонок. По умолчанию для всех колонок установлено «Значение контекста» - это те ключевые параметры по которым мы строили отчёт - производили отбор в шапке.
Настройка колонок для план-факта
Чтобы добавить столбцы «план оперативный», «факт» и посчитать отклонение, откройте редактирование состава колонок. Чтобы не перегружать визуально форму я оставлю только поле «сумма» и к ней я сделаю копию. Теперь я могу указать сценарий не значение контекста, а конкретный сценарий, в моем случае - факт потому что у меня данные есть на плане оперативном и на сценарии факт. Далее зададим название «Сумма Факт».
Чтобы посчитать отклонение, я продублирую колонку и изменю тип на «∆ (текущее значение от базы)», затем поменяю сценарий на значение «Факт» - таким образом мы посчитаем разницу текущего значения (сценарий указанный в настройке) от базы (сценарий выбранный в шапке отчета).
Чтобы посчитать относительное значение в процентах, необходимо также добавить колонку, изменить тип на «∆% (текущее значение от базы)» и установить сценарий в значение «Факт».
При такой настройке на макете видим четыре колонки сумма, сумма факт и отклонение.
Установка сценария для колонки
В режиме отображения данных таблица мы видим:
-
план - взят по ключевым параметрам, то есть по сценарию и организации из шапки.
-
Факт - взята по организации шапки отчета, поскольку мы оставляли настройку как значение контекста а для сценария мы прямо в Бланке зашили фиксированный сценарий «факт».
-
Посчитанное отклонение, как разница между планом и фактом, в рублях и в процентах.
План-фактная сводная таблица