Статья подготовлена на конфигурации Управление холдингом, редакция 3.2 (3.2.9.66)
«Заявки на оплату» в 1С Управление холдингом формируются с целью планирования потребности в денежных средствах и позволяют использовать процесс согласования для контроля расходов.
Список документов находится в разделе Казначейство – Корпоративное казначейство – Заявки на оплату. Создание возможно из формы списка по команде «Создать» (рис.1) или на основании других документов системы.
Рисунок 1 – Раздел Казначейство, создание ЗнО
Форма заявки на оплату в 1С УХ
Заявка состоит из четырех страниц: Основное, Аналитики учета и планирования, Подтверждающие документы, Контроль документа. При этом визуально наполнение страниц может меняться в зависимости от вида операции или от значений определенных реквизитов (подробнее описано ниже).
Основное
На странице «Основное» расположены ключевые реквизиты планируемого платежа. (рис.8).
Первое с чего стоит начать, описывая Заявку, – Вид операции.
Им определяется не только доступность тех или иных реквизитов документа, как говорилось выше, но и саму логику формирования, согласования и обработки документа.
При создании Заявки на оплату автоматически проставляется «Оплата поставщику», однако список вариантов значительно шире. Параметры Видов операций задаются в одноименном справочнике, однако корректировать предопределённые элементы запрещено (рис.2). Если такая потребность возникнет, то можно создать новый – для этого нужно воспользоваться Функциями технического специалиста для поиска справочника «Виды операций УХ» (рис.3,4)
Рисунок 2 – Параметры Вида операции «Оплата поставщику»
Рисунок 3 – Справочник «Виды операции», команда «Создать»
Рисунок 4 – Создание нового вида операции
Перейдем к остальным реквизитам формы:
Источник лимитов –если используется механизм резервирования – в поле выбирается документ, по которому установлен резерв;
Приоритет – обозначает срочность и важность платежа – устанавливается автоматически, но можно изменить вручную;
Основание обязательства/Основание (зависит от Вида операции) – первичный документ, в некоторых случаях поле отсутствует. Если Заявка создана на основании другого документа системы, то в поле подставится этот документ.
Группа реквизитов «Стороны» также зависит от Вида операции, коснемся основных:
Организация – плательщик. При заполнении на форме появляется гиперссылка для уточнения реквизитов (рис.5);
Контрагент/Сотрудник – получатель не внутри организации/получатель внутри организации, например, при перечислении заработной платы.
Договор – заполняется при расчетах по договорам, определяет валюту взаиморасчетов и валюту платежа. При выборе договора в списке выбора отражаются только те, что соответствуют Виду операции, Организации и Контрагенту, указанным в Заявке (рис.6).
Рисунок 5 – Реквизиты плательщика, страница «Основное»
Рисунок 6 – Отбор по договорам, страница «Основное»
Ключевые реквизиты группы «Операция»:
Желаемая дата – дата планируемого платежа, устанавливается Инициатором. Платеж по заявке отразится в реестре платежей, сформированном на дату, соответствующей Желаемой дате. При контроле лимитов также будет рассматриваться период, включающий дату платежа;
Сумма – размер платежа, заявленный к оплате;
Расчет – форма оплаты: безналичная (в этом случае необходимо указать банковские счета сторон в полях Счет организации и Счет контрагента) или наличная (нужно заполнить поле Касса организации);
Очередность – обязательна для платежного поручения, система подбирает нужно значение на основании выбранных статей ДДС;
Гиперссылка Исполнение заявки – при нажатии открывается форма для просмотра и уточнения платежных позиций документа: даты (Желаемая дата), банковского счета плательщика или распределения платежа на несколько частей (с уникальной датой и счетом). Корректировка возможна только если Заявка утверждена. Также на форме отражается Состояние каждой позиции: ожидает исполнения / отложено / в реестре платежей / на исполнении / исполнено / отменена. По команде «Отложить / Вернуть» позиция может быть снята или возвращена на исполнение (рис.7). Текст гиперссылки содержит краткую информацию.
Рисунок 7 – Исполнение заявки, страница «Основное»
Назначение платежа – текстовое поле для обязательной информации о платеже, заполняется по умолчанию с возможностью редактирования, отражается в платежных поручениях;
Комментарий – техническое поле для внутренней информации.
Рисунок 8 – Страница «Основное»
Для Видов операций «Перевод на другой счет», «Инкассация из банка/в банк», «Взнос наличными в банк» реквизиты группы «Операция» отличаются:
вместо Желаемая дата – Дата списания/зачисления;
вместо Сумма – Сумма перевода;
вместо Счет организации и Счет контрагента указываются Счет списания/зачисления или Касса списания/зачисления
Для планируемых платежей связанных с курсами валют добавляются поля Валюта списания/зачисления, Курс, вместо Суммы перевода в данном случае потребуется заполнить Сумма списания/зачисления. (рис.9)
Рисунок 9 – Варианты наполнения группы реквизитов «Операция», страница «Основное»
Аналитики учета и планирования
Страница «Аналитики учета и планирования» содержит информацию, необходимую для ведения и контроля бюджета.
Страница также видоизменяется от выбранной операции – может быть в форме таблицы или состоять из нескольких полей, однако в любом случае именно здесь указываются данные, которые определяют, на какой конкретный бюджет относится планируемый платеж: Статья ДДС с дополнительными аналитиками, ЦФО и Проект в случае необходимости.
В случае Оплаты поставщику, Возврата покупателю и некоторых других операций система формирует табличную часть с расшифровкой платежа, что позволяет добавить несколько платежей (строк) с разными аналитиками. При этом в Сумме на странице «Основное» отразится итог по всей расшифровке. (рис.10)
Рисунок 10 – Варианты наполнения страницы «Аналитики учета и планирования»
Подтверждающие документы
Страница «Подтверждающие документы» служит для дополнительного обоснования планируемого платежа. Сюда подгружаются внешние файлы или указывается ссылки на объекты системы.
Параметры добавления файлов устанавливаются справочниками «Виды подтверждающих документов» и «Виды подтверждающих документов по видам операций».
В справочнике «Виды подтверждающих документов» определяется перечень видов документов с указанием того является ли документ внешним или может использовать объект системы. Некоторые виды предопределены, если их недостаточно – можно создать новые. (рис.11)
Рисунок 11 – Виды подтверждающих документов
Справочник «Виды подтверждающих документов по видам операции» устанавливает соответствие между Видом файла и конкретной Операцией. Также здесь можно поставить флажок «Обязателен». (рис.12)
Если в справочнике установлено сопоставление, то при проведении соответствующей Заявки, система потребует подгрузить нудный документ или указать на него ссылку. (рис.13)
В случае, если какие-то документы подгружены к самой заявке (в Присоединенные файлы), система оповестит пользователя и предложит перенести их на страницу.
На самой странице доступны просмотр документа, редактирование, печать, подписание ЭЦП.
Рисунок 12 – Виды подтверждающих документов по видам операции
Рисунок 13 – Механизм проверки добавления подтверждающих документов
Контроль документа
На основании информации, отраженной на странице «Аналитики учета и планирования», система проводит автоматический контроль документа: бюджетных лимитов – если используется контролируемая статья бюджета, бюджетных резервов – если указан документ резерва. Результат отражается на странице «Контроль документа» при изменении влияющих реквизитов, при записи или по кнопке «Выполнить контроль документа».
В случае если контроль не пройден – на странице подсвечивается «проблемная» строка. Расшифровка результата, в форме отчета «Контроль лимита бюджета», доступна по гиперссылке в колонке «Дополнительная информация» (рис.14)
Рисунок 14 – Контроль документа
Режим контроля («Не контролировать», «Информировать» и пр.) устанавливается отдельно в разделе Общие справочники и настройки – Планирование и контроль – Виды контроля документов. При этом могут быть установлены отдельные параметры лимитирования через раздел Планирование и контроль – Управление планами и лимитами, в разрезе бюджетов, статей и периодов.
Платежные позиции
Гиперссылка Исполнение заявки открывает форму, на которой отображаются платежные позиции. Сама платежная позиция – это вся сумма ЗнО целиком или разбитая по частям, запланированная к оплате. (рис.15)
Рисунок 15 – Форма обработки «Платежные позиции» (гиперссылка)
При записи Заявки формируются записи в регистр сведений «Платежные позиции» с полной детализацией платежа (Организация, Форма оплаты, Контрагент, Договор, Дата исполнения и прочее).
Технически, именно платежные позиции, а не сам документ, попадают в Реестр платежей, то есть по одной Заявке могут быть различные состояния исполнения позиций. Также оплата может быть запланирована на разные даты и банковские счета при необходимости. Все изменения записываются в регистр сведений «Состояние исполнения документов планирования». (рис.16)
Рисунок 16 – Состояние исполнения документов планирования
Согласование заявки на оплату
Одна из функций использования документа Заявки на оплату – его согласование. Если маршрут согласования не настроен – менять статусы придется вручную (рис.17). Корректировать платежные позиции и сформировать реестр платежей возможно только по Заявка в статусе «Утвержден».
Рисунок 17 – Ручное согласование Заявки
Маршрут согласования настраивается и устанавливается в разделе Процессы и согласование – Матрица полномочий. Процесс и список согласующих может быть как уникальным для каждой организации холдинга, так и один для всех.
Если Заявка формируется по организации, для которой предусмотрено согласование, то при проведении она автоматически отправится на утверждение и, только после успешного согласования всеми участниками процесса, перейдет в статус «Утверждена». Все это время статус будет «На утверждении» (рис.18). Если обязательные реквизиты ЗнО не заполнены, то утвердить не получится – на последнем этапе согласования появится сообщение, что именно необходимо заполнить для смены статуса.
Рисунок 18 – Процесс согласования Заявки по маршруту
Также кто-то из согласующих может отклонить или вернуть документ на предыдущий шаг, указав комментарий в специальной форме. В таком случае, после устранения причин отклонения, ЗнО нужно будет отправить на согласование повторно.
Для согласования на форму ЗнО вынесены специальные команды (рис.19):
1 «Согласовать» – доступна ответственному за этап по маршруту;
2 «Отменить согласование» – вернет заявку в статус «Отправлена на уточнение»;
3 «Ход согласования» – открывает форму процесса, где можно посмотреть на каком этапе документ находится сейчас, и кто будет согласовывать дальше. Если маршрут более сложный – отследить условия и правила согласования.
4 «История согласования» – отчет о событиях Заявки в процессе согласования.
Рисунок 19 – Команды согласования
На странице «Основное» расположен флажок «Вне маршрута». Если флажок установлен, то при проведении Заявка автоматически сразу станет утверждена. Однако воспользоваться данной функцией может только пользователь с ролью «Суперпользователь».
Проведение заявки на оплату в 1С Управление холдингом
По итогу проведения формируются движения в регистр накопления «Операции бюджетов» с расшифровкой по виду бюджета, объекту планирования (Заявка), направлению движения (для Заявки всегда расход) и различным Аналитикам, например, структуры (Организация, ЦФО), партнеров (Организация, Контрагент, Договор, Объект расчетов) и пр.
Отследить движения в пользовательском режиме возможно с помощью отчета «Отчет по планам»: при проведении вся сумма Заявки становится зарезервированной до момента исполнения платежа (рис.20). С помощью настроек отчета возможно расширить структуру и детализировать отчет до нужного уровня.
Рисунок 20 – Отражение движений по Заявке в отчете «Отчет по планам»