Процессы, задачи, оповещения в 1С Управление холдингом

Программный продукт «1С: Управление холдингом» - комплексное решение, позволяющее управлять всеми финансово-хозяйственными процессами. Программа обладает набором возможностей полезных функциональных возможностей, затрагивающих следующие стороны работы:

• Процессы. Специальные функции позволяют автоматизировать все бизнес-процессы, которые проходят в рамках работы холдинга. С их помощью можно устанавливать правила, которые будут регламентировать деятельность сотрудников компании, регулировать работу подразделений и устанавливать четкие сроки выполнения заданий.

• Задачи. Специальный функционал программного комплекса дает возможность разделять обязанности между сотрудниками, устанавливать конкретные задачи и обеспечивать их выполнение. Задачи можно создавать и назначать вручную, также эти процессы можно автоматизировать.

• Оповещения. С их помощью можно быстро информировать рядовой персонал и руководящий состав обо всех событиях, которые происходят на предприятии. Пользователь может самостоятельно выбрать способ рассылки оповещений – это могут быть смс-сообщения, электронные письма и т.д.

Гибкая система позволяет контролировать все бизнес-процессы холдинга и успешно оптимизировать его работу. Результатом станет повышение управляемости и в итоге рост прибыльности.

Конструктор маршрута

Программный комплекс предусматривает единый справочник маршрутов и конструктор маршрутов, с помощью которых можно настраивать систему управления процессами на предприятии. Маршрут процесса – это последовательность выполнения действий, в результате которых будет решена та или иная задача.

Специальный режим выполнения и алгоритм обработки этапов предусмотрен для различных видов процессов:

• Согласование. С помощью программы можно согласовывать заявки на проведение операций, а также бюджеты, договоры с контрагентами и другие элементы управления системой.

• Подготовка отчетов и бюджетирование.

• Другие процессы, которые проходят непосредственно в системе или за ее пределами. Например, это обработка бумажных документов.

Для всех видов процессов используется единый конструктор маршрутов. Исполнение процессов тесно связано с системой постановки и обработки задач.

Ролевая адресация

Чтобы упростить настройки процессов, в системе могут указываться не конкретные данные пользователя, а роль. Связь между ролями и конкретными пользователями в системе задается с помощью Матрицы адресации. Если стандартных возможностей недостаточно, применяется расширенная адресация. Предусмотрены следующие виды:

• Пользователь из реквизита. В этом случае указывается реквизит объекта из справочника пользователей. Задача будет адресована пользователю, прописанному в данном реквизите.

• Роль по реквизиту. В настройках выбирается роль, указывается реквизит объекта согласования. Предметом адресации может служить любой справочник.

• Роль по фиксированному объекту. В этом случае предмет адресации выбирается в настройках в поле «Фиксированный объект адресации».

• Инициатор процесса. Задача будет направлена тому пользователю, который стал инициатором согласования процесса.

• Произвольный код. В этом случае задача согласования направляется при помощи кода в форме элемента справочника расширенной адресации.

Ролевая адресация дает возможность четко распределить полномочия между сотрудниками, установить порядок оповещений и в итоге обеспечить слаженность действий. С ее помощью можно четко прописать данные ответственных сотрудников, которые должны будут контролировать ход бизнес-процесса до его окончательного завершения.

Процесс согласования

Любой процесс может состоять из произвольного множества этапов, в ходе исполнения которых статусы документов и справочников последовательно меняются. Программный комплекс предусматривает широкий спектр возможностей для управления согласованием с учетом вида конкретного объекта.

В системе предусмотрено два типа реквизитов: реквизит-организация и реквизит-проект. В первом случае система в ходе согласования будет искать организационную единицу и исполнителя роли, предусмотренной для данной организации. Во втором случае система находит проект, для которого определяется соответствующий пользователь.

Система также предусматривает реквизиты состояния: «Черновик», «На утверждении», «Утвержден», «Отклонен» – такие реквизиты устанавливают статус процесса на каждом этапе согласования в различных подразделения холдинга. Система дает возможность разделять матрицу полномочий по организациям и проектам, ее можно включать и отключать установкой специального флажка в программе.

При описании процесса согласования будут использоваться следующие этапы:

• Согласование. Программа дает возможность установить список согласующих сотрудников и от каждого из них получить визы по проекту или документу, чтобы перевести его на следующий этап.

• Переход по условию. Эта функция управления бизнес-процессами позволяет согласовать определенное действие при соблюдении заданного условия. Можно настроить параметры действия «Если-Тогда-Иначе» - система будет действовать по заданному маршруту при наличии или отсутствии условий.

• Переход по выбору. Это возможность управления бизнес-процессами по решению пользователей, которым было предоставлено такое право.

• Вложенный процесс. В ходе согласования какого-либо процесса или документа могут использоваться дополнительные подпроцессы.

• «Объект утвержден» и «Объект отклонен». Использование этих этапов позволяет остановить процесс согласования.

• Обработка. Она предполагает выполнение какой-либо задачи, для которой прописывается список ответственных.

• Оповещение. На этом этапе можно отправить уведомление участникам процесса о начале или завершении какого-либо события в ходе согласования процесса.

• Ожидание события. Этап исполняется при соблюдении заданных в программе условий.

• Пауза. Это приостановка выполнения процесса. Продолжительность паузы указывается в часах.

В ходе выполнения согласования пользователь сможет нажать кнопку «Согласовать» или «Отклонить», чтобы выполнить соответствующее действие. Это позволит перевести процесс на следующий этап или вернуть в первоначальное положение. Кроме того, может быть использована кнопка «на шаг назад», чтобы вернуть процесс предыдущему согласующему сотруднику для устранения возникших ошибок или неточностей.

Согласование через Telegram

Согласование через Telegram позволяет пересылать пользователям оповещения о задачах и событиях во время работы над проектом. Можно настроить не только обмен сообщениями в мессенджере, но и прикреплять к ним различные файлы с документами. Чтобы настроить оповещения, нужно создать бота в Telegram, сопоставить пользователя мессенджера с пользователем системы 1С.

При создании бота в мессенджере пользователь получает Токен, который потребуется ввести в справочнике Телеграм-ботов в «1С: УХ». Токен вводится в элемент «Бот задач и оповещений». Далее настраивается регламент выполнения заданий, а также настраиваются оповещения для конкретных пользователей.

Помимо настроек в системе, потребуются настройки учетной записи в самом мессенджере для взаимодействия между ними. После идентификации должно прийти сообщение, подтверждающее, что соединение с «1С» было установлено. Для оповещения пользователей через Телеграм используется регламентное задание «Отправка оповещений событий».

Согласование через e-mail

Еще один вариант оповещения пользователей – отправка уведомлений по электронной почте. При этом в письмах можно ставить гиперссылки, чтобы непосредственно из клиента электронной почты отправлять ответные сообщения – для этого не потребуется специально заходить в систему «1С: УХ». Это позволяет согласовать или отклонить какой-либо проект, а также поставить отметку о выполнении задачи.

Чтобы оповещать других пользователей через электронную почту, нужно настроить системную учетную запись и указать в настройках электронный адрес пользователя. Ставится специальный флажок «Оповещать по e-mail», после этого нужно настроить параметры отправки уведомлений в специальном разделе.

Для работы с почтой нужно использовать регламентное задание «Отправка уведомлений». Для обработки полученных ответов используется регламентное задание «Согласование по почте».

Оповещения и напоминания

Система управления задачами «1С: Управление холдингом» может отслеживать текущие процессы и напоминать о важных событиях с помощью специальных оповещений. Чтобы установить напоминание, необходимо внести изменения в регистр сведений «Настройки оповещений». В этом регистре заполняются категории оповещений и события, к которым они относятся. В реквизит «Шаблон оповещения» вводится текст, он может быть установлен по умолчанию или изменен для каждого нового оповещения.

В реквизите «Оповещаемый по умолчанию», прописываются данные пользователя, которому будут отправляться уведомления. Также можно заполнить раздел «Дополнительные оповещаемые»: в нем перечисляются пользователи, которым тоже должно быть отправлено сообщение.

Отдельной категорией оповещения является напоминание. Оно имеет следующие особенности:

• Оповещение в «1С: Управление Холдингом» должно быть отправлено до наступления события.

• Вместе с отправкой оповещения формируется задача, которая должна быть выполнена. В настройках предусмотрено напоминание о задаче через определенное количество часов или дней.

Моделирование бизнес-процессов включает в себя настройку оповещений различных типов. Они помогают постоянно поддерживать связь между участниками процесса.

Система взаимодействия

Оповещения могут отправляться в систему взаимодействия. В этом случае в сообщениях ставятся гиперссылки, с помощью которых можно выполнить требуемое действие и не открывать саму форму. Это ускоряет процесс подготовки отчетности и ее согласование: пользователи могут быстрее взаимодействовать друг с другом и доводить процесс до логического завершения.

Чтобы настроить отправку оповещений нужно открыть форму пользовательских настроек и поставить специальный флажок: «Оповещать через систему взаимодействия». Пользователи подключаются к единому сервису «1С: Диалог»: код доступа к ней высылается на электронную почту пользователей. После этого останется настроить шаблоны текстов и установить события, при наступлении которых будут рассылаться уведомления.

Чтобы отправить оповещение, нужно использовать регламентное задание «Отправка оповещений событий». Оно настраивается через панель Администрирования.

Широкие возможности системы позволяют пользователям быстро обмениваться информацией друг с другом – это ускоряет бюджетный процесс и выполнение любых других заданий при управлении холдингом. Программный комплекс помогает оптимизировать работу большого предприятия и обеспечить эффективное взаимодействие между подразделениями.