Программный комплекс «1С: Управление холдингом» открывает широкие возможности для MDM (Master Data Management) - управления нормативно-справочной информацией. При развитии организации начинают одновременно использовать несколько информационных систем, не связанных друг с другом. Это приводит к несогласованности данных, невозможности объединить и сопоставить информацию из нескольких систем.
Управление НСИ в «1С: Управление холдингом» дает возможность единообразно работать с данными, получать полную информацию обо всех компонентах бизнеса. В результате мастер-данные приобретают следующие свойства:
-
Обеспечение единого источника справочной информации вне зависимости от масштабов работы предприятия. В результате обеспечивается синхронизация данных, предотвращается путаница, которая может негативно отразиться на результативности бизнес-процессов.
-
Обеспечение согласованного единого представления мастер-данных. Информация становится доступной всем подразделениям, это дает возможность получать и обрабатывать данные для последующего использования.
-
Единые правила валидации для каждого вида мастер-данных. Для этого могут использоваться, например, номера телефонов или шаблоны почтовых адресов.
Фактически мастер-данные – это ключевая информация обо всех особенностях бизнеса конкретного холдинга: его клиентах, поставщиках, продукции, технологиях и т.д. Система управления такими данными обеспечивает эффективную работу с важной информацией, предотвращает различные сбои и потери времени.
«1С: Управление холдингом» допускает использование двух подходов к обработке нормативно-справочной информации:
Жесткий поход
Жесткий подход предполагает разработку единых корпоративных справочников, которые разрабатываются в головном подразделении холдинга, а затем передаются в дочерние организации.
При таком подходе дочерние и зависимые подразделения холдинга не могут редактировать информацию, представленную в справочниках. В это случае разрабатывается единая стандартная кодировка. Если в нее требуется внести какой-либо новый элемент, дочернее предприятие направляет заявку в головное подразделение, только после этого в справочники будет внесено требуемое изменение.
Мягкий подход
При мягком подходе не предполагается вмешательство в учетные системы дочерних подразделений холдинга. Управляющая компания самостоятельно синхронизирует классификаторы в нескольких подразделениях, чтобы создать единую систему обработки информации.
Чаще всего используется синхронизация справочников по одному или нескольким ключевым реквизитам. Однако нужно контролировать согласованность реквизитов во всех используемых информационных базах.
Другой способ синхронизации классификаторов – поэлементная синхронизация с использованием внутренних идентификаторов. В этом случае можно сконцентрировать управление мастер-данными только на одной информационной базе, с другими источниками информации необходимо устанавливать соответствие вручную.
Поиск и удаление дублей
При внесении информации в справочники вручную или с помощью автоматических процессов в них могут возникнуть несколько элементов, которые описывают один и тот же объект. Чтобы устранить дублированную информацию, предусмотрена специальная функция – «Поиск и слияние дублирующих элементов».
В специальной форме для обработки информации потребуется указать тип и наименование объекта, поиск дублирующих данных можно запустить среди всех элементов или только некоторых из них. Перед началом поиска потребуется указать реквизиты, по которым анализируется информация.
Поиск может проводиться несколькими способами:
-
Указание точного наименования и значения реквизита;
-
Указание подстроки;
-
Полнотекстовый поиск. Этот способ позволяет указать дополнительные параметры поиска – для этого предусмотрена специальная колонка с наименованием «Уточнение способа поиска».
Пользователь запускает функцию «Выполнить поиск», после чего система автоматически находит дублирующую информацию об объектах. После этого нужно перейти к форме обработки дубликатов, представленной в виде таблицы. В ней отображаются реквизиты справочника, сведения об образце, а также об обнаруженных во время поиска потенциальных дубликатов. С помощью этой формы можно выполнить следующие действия:
-
Поменять реквизиты объектов, чтобы предотвратить дублирование информации;
-
Изменить определение элемента, считающегося образцом;
-
Переставить значения реквизитов дубля в образец.
Когда нужные действия будут выполнены в таблице, можно сохранить полученные результаты, провести синхронизацию или заменить ссылки на дубли в базе ссылкой на образец. После этого дубли будут удалены. После завершения этой работы рекомендуется провести повторный поиск дубликатов, чтобы убедиться в их успешном удалении.
Контроль справочников
Интеграция в «1С: Управление холдингом» дает возможность контролировать состояние справочников, а также в автоматическом режиме удалять дубли и проводить очистку информационных баз.
Система предусматривает централизованную обработку изменений, которые должны быть внесены в эталонные справочники, а также экспорт данных в другие учетные системы дочерних организаций холдинга. Контролируемые справочники нельзя просто редактировать: для внесения любых изменений предварительно потребуется подавать заявку на изменение нормативных справочных данных и дожидаться ее утверждения. Эталонные элементы справочников переносятся в информационные системы потребителей.
Регистрация нового элемента НСИ
Генерация документов позволяет создавать в информационной базе новые элементы на основании других документов или других источников данных. Для этого предусмотрена форма «Создание и заполнение документов». В этой обработке прописываются следующие параметры:
-
Период – время создания дат документов, которые будут обрабатываться.
-
Организация – подразделение, для которого вносятся изменения в базу данных.
-
База, в которую будут вноситься новые данные.
-
Тип документа, который предполагается создать.
Таблица правил создания документов заполняется автоматически, для этого используется справочник «Настройки заполнения объектов».
Заявка на изменение НСИ
Чтобы изменить состав элементов справочников, используется специальный документ» «Заявка на изменение НСИ». Для согласования и обеспечения контроля вносимых изменений необходимо включить нужный справочник в подсистему управления НСИ и поставить знак «Контролируемый».
Чтобы внести в НСИ изменения, пользователи заполняют и отправляют заявку. Она может потребоваться в нескольких случаях:
-
При создании нового элемента. Первоначально он отображается в системе как неактивный, он будет доступен пользователям только после утверждения.
-
При изменении реквизитов и табличных элементов определенного справочника. Непосредственно изменить данные из формы невозможно – такая попытка будет заблокирована при попытке сохранения изменений.
-
При необходимости удалить определенный элемент справочника.
Для согласования изменений пользователи, которые не несут ответственности за справочник, должны заполнять заявки, это можно сделать непосредственно в форме элемента. Для этого в командной панели предусмотрена специальная кнопка, которая позволяет либо открыть новую заявку, либо посмотреть статус уже созданной. Если изменение элемента уже утверждено, подача заявки позволит посмотреть выполненные изменения.
Документ «Заявка на изменение НСИ» может иметь упрощенную маршрутизацию, в которой не будут предусмотрены дополнительны согласования. В этом случае заявки на внесение изменений будут непосредственно поступать к специалисту, ответственному за состояние данного справочника.
Мэппинг справочников
Мэппинг справочников – установление соответствия между несколькими источниками или информационными системами. Это дает возможность систематизировать и анализировать информацию, которая находится в разных источниках, извлекать нужные данные из больших массивов данных.
Data Mapping дает возможность не модифицировать справочники внешних информационных баз, все основные задачи по работе с НСИ концентрируются только в головном подразделении компании. Это позволяет обеспечить отсутствие ошибок в отчетности, устранить дублирующиеся объекты, а также не допускать усложнения ввода новых элементов.
Экспорт эталонных данных
Экспорт эталонных данных может проводиться во внешние информационные базы, работающие с платформой «1С Предприятие 8». Использовать эту функцию приходится в различных ситуациях:
-
Во всех единицах холдинга используются единые классификаторы, установленные в головном подразделении.
-
Нужно в минимальные сроки подготовить новую информационную базу для добавленного подразделения холдинга.
Обновление справочника проводится по тому же принципу, что и импорт НСИ из ВИБ. Для экспорта предусмотрена специальная форма обработки «Обмен НСИ». Экспортировать можно только те элементы, которые были созданы или изменены после проведения предыдущего экспорта информации. Предусмотрен специальный регистр измененных объектов, в котором хранятся сведения о внесённых изменениях.
Для экспорта информации нужно перейти в раздел «Внешние информационные базы» и поставить флажок для разрешения экспортирования элементов.
Интеграция с внешними источниками данных
Программный модуль «Управление холдингом» дает возможность получить прямой внешний доступ к информационным базам, используемым в различных подразделениях предприятия. Это дает возможность импортировать данные, чтобы быстрее подготавливать консолидированную отчетность, проводить экспорт мастер-данных.
Такой подход обеспечивает намного более быстрый обмен информацией, по сравнению с использованием традиционного обмена готовыми файлами. Использование новых технологий снижает вероятность ошибок, ускоряет бизнес-процессы на предприятии, дает руководству возможность оперативно получать информацию обо всем, что происходит на предприятии.
Прямое соединение с внешними информационными базами (ВИБ) осуществляется с помощью локальной сети, к которой подключены пользователи. Кроме того, возможно удаленное соединение, в этом случае дочернее подразделение должно будет передавать копию информационной базы в основной офис компании.
Чтобы настроить подключение к ВИБ, используются следующие справочники:
-
Типы информационных баз (ИБ);
-
Соответствие ИБ требованиям, установленным для внешних баз.
Тип ИБ будет зависеть от параметров обмена данных: используемых информационных платформ, структурой данных и не только. Для импорта информации необходимо выбрать версию платформы «1С: Предприятие», а также информационную базу, из которой потребуется получить данные. После окончания настройки элементов справочника нужно нажать на кнопку «Загрузить структуру данных» - информация будет импортирована из информационной базы выбранного типа. Это могут быть регистры бухгалтерии, различные справочники, сведения о перечислениях и другие документы.
Управление мастер-данными с помощью программного комплекса «1С: Управление холдингом» позволяет оптимизировать работу с важной информацией даже на самом крупным предприятии. В результате сводятся к минимуму затраты времени на обмен данными, обеспечивается синхронизация документов нескольких обособленных подразделений предприятия.