Закупки в 1С Управление холдингом

Управление закупками в «1С: Управление холдингом» — это возможность оптимизировать информацию о потребностях предприятия и увеличить эффективность закупочной службы. Подсистема позволит автоматизировать закупки с целью ускорения и упрощения.

Автоматизация закупок обеспечивает централизованное снабжение всех подразделений предприятия, позволяет оценивать действия поставщиков и выбирать наиболее надёжных среди них. результатом станет ускорение бизнес-процессов и повышение результативности работы холдинга.

Эффекты от автоматизации закупочной деятельности

Внедрение новой информационной системы значительно улучшает результативность работы закупочной службы. Закупки через «1С: УХ» дают компании сразу несколько преимуществ:

• Обеспечение централизованного снабжения. Это позволяет экономить на масштабах закупок и уменьшать затраты на проведение транзакций;

• Конкурентные закупки. Можно сравнивать параметры сотрудничества с поставщиками, чтобы выбирать оптимальное соотношение цены и качества поставляемых товаров. В результате снижается процент брака, уменьшаются экономические потери из-за задержек.

• Эффективный контроль расходов. Автоматизация позволяет вовремя выявлять недостающие товарные категории и менять их на аналоги. Использование электронных помощников позволяет контролировать лимиты.

Планирование закупок в «1С: Управление холдингом»

Потребности каждой бизнес-единицы холдинга могут вводиться с помощью кампании заявок или загружаться через внешние информационные системы. Программный комплекс отслеживает поступающие заявки, при необходимости он может заменять требуемые товары и материалы на аналоги. при этом программа может работать как с отдельными позициями, так и с целыми товарными категориями.

Поступившие заявки автоматически проверяются – они должны соответствовать лимитам, установленным в бюджете. обеспечить консолидационную потребность подразделения можно их нескольких источников:

• уже заключенных договоров с поставщиками;

• запасов, хранящихся на складах холдинга;

• организации новых закупочных процедур для получения требуемых товарных позиций и категорий.

После первичной обработки поступившей потребности формируется план покрытия и закупки – в календаре сразу устанавливаются точные даты, на которые можно ориентироваться при бюджетном планировании предстоящих расходов.

Сбор потребности в закупках

Одним из преимуществ внедрения системы «1С: Управление холдингом» является автоматизированный сбор заявок о закупках, в результате чего обеспечивается своевременное снабжение бизнес-единиц всем необходимым для работы. Сбор потребностей организован следующим образом:

Заявка на закупку в 1С Управление холдингом

Сбор потребностей в закупках от ЦФО организуется двумя основными способами:

• Учет по 223-ФЗ. Подготавливается план потребностей для своевременного снабжения.

• Учет для коммерческой организации. Аналогично разрабатывается план потребностей, чтобы обеспечивать своевременные поставки.

В обоих случаях можно контролировать закупочные расходы и устанавливать лимиты бюджета, чтобы не допускать перерасхода средств на закупки по отдельным категориям и подразделениям.

Заявку на закупку можно вводить для конкретного проекта, подразделения или центрального отделения организации. В программу вводятся реквизиты документа: заполняется шапка и таблица. В ней указывается информация о предстоящей закупке: это количество требуемого товара, единицы измерения, данные по товарной номенклатуре.

Экспертиза заявок на закупку

оформлять заявки на проведение закупок могут все сотрудники подразделений, при этом многие из них могут не иметь достаточной квалификации для правильного указания требуемого товара, его количества и характеристик. Если заявка будет сразу отправлена на исполнение без дополнительной проверки, это может привести к покупке неподходящего товара или заказа услуги, не соответствующей потребности.

Из-за этого предусмотрено проведение экспертизы закупок. Профильные подразделения центральной части холдинга проверяют поступающие заявки на закупки. В результате снижается риск ошибочного приобретения и перерасхода бюджетных средств. В результате подразделение получает именно то, что требуется, в нужном количестве, обеспечивается соответствие лимитам.

Подготовка закупочной процедуры

Закупки в информационной подсистеме «1С: Управление холдингом» предусматривают создание предварительного электронного положения. В этом документе отображаются основные требования к поставщикам, отражается способ их выбора, прописывается формат проведения торгов, условия заключения контрактов. Закупочные процедуры проводятся в соответствии с положением, что позволяет сделать их наиболее выгодными для предприятия и его подразделений.

Информационная система открывает ряд дополнительных возможностей:

• Мастер создания закупочных лотов. это пошаговая программа создания закупки, которая будет отправлена на экспертизу и исполнение.

• Гибкие шаблоны, в которые вносятся условия заключения контрактов с поставщиками.

• Инструменты определения стоимости закупаемых товаров.

• Инструменты, с помощью которых согласуется закупочная документация.

Если предприятие работает с госзакупками, оно может экспортировать их план-график на ЕИС «Госзакупки» ли отправить на альтернативные торговые площадки.

Проведение закупочной процедуры

Закупки под потребность в «1С: Управление холдингом» проводятся на основе системы конкурентных торгов – это дает возможность выбирать поставщиков с наиболее выгодными условиями. Процедура проводится по стандартному принципу с использованием готовой базы поставщиков, прошедших аккредитацию – это позволяет значительно ее ускорить и гарантировать качество поставляемого товара.

Информационная система сопровождает весь процесс закупки, от подготовки заявок и заполнения документов до заключения договора с поставщиком, выигравшем конкурс. предложения участников торгов можно классифицировать по нескольким критериям, в том числе по цене. Система позволяет фиксировать протоколы проведенных закупочных процедур. напоминания присылаются автоматически: это позволяет не отвлекаться от основных задач и вовремя получить уведомление о необходимости проведения закупки.

Анализ закупочной деятельности

Программа позволяет анализировать закупочную деятельность предприятия. Для анализа используются следующие источники информации:

• Типовой пакет отчетов, в которых фиксируется основная информация о проведенных закупках.

• Набор регламентированной отчетности для предприятий, которые работают с системой госзакупок и являются субъектами 223-ФЗ.

• Система показателей, которая позволяет контролировать результативность закупок, анализировать отклонения от показателей эффективности и информировать о результатах ответственных лиц.

Анализ закупочной деятельности позволяет оптимизировать работу системы, вовремя выявлять и устранять имеющиеся недостатки.

Инструменты подсистемы закупок

Подсистема закупок в «1С: Управление холдингом» позволяет использовать целый комплекс инструментов, благодаря которым можно контролировать все процессы, не допускать перерасхода средств и своевременно обеспечивать все подразделения необходимыми товарами. Наиболее эффективные инструменты оптимизации закупок:

Контроль лимитов

Благодаря установленным лимитам потребители не смогут получить избыточные ресурсы, не учтенные в финансовых планах компании. Лимитирование позволяет избежать перерасхода средств, а также обеспечить равномерное распределение ресурсов между различными подразделениями.

Замена на аналоги

Подсистема включает в себя ведение базы аналогов, с помощью которой можно автоматически заменять дорогие запрашиваемы товары на аналогичные позиции с более доступной ценой. В результате снижаются затраты на закупки, при этом подразделения получают все необходимое для работы. База аналогов может включать в себя информацию о сотнях взаимозаменяемых товаров.

Использование среднестатистических цен, обоснование НМЦ

Этот инструмент можно использовать уже на этапе планирования тендера. Анализируется информация о средних ценах на товар конкретной категории, это дает возможность проконтролировать расходы и не допустить закупки товара по завышенной стоимости.

Переторжка

Этот инструмент используется в ходе проведения процедуры закупки уже на этапе определения победителя в конкурсе. к победившим поставщикам можно обратиться с новыми предложениями, например, о предоставлении скидок. В результате можно будет приобрести тот же самый товар на более выгодных условиях.

Подтверждение объемов закупок

Этот инструмент дает возможность сотруднику ЦФО ограничивать объем приобретаемого товара с точностью до 1 единицы. Система позволяет заранее уточнить количество товара, доступное для приобретения, в результате закупки будут проходить быстрее и станут более экономичными.

Групповое создание строк плана закупок / лотов по правилам.

С помощью Помощника планирования заявки на закупку в «1С: Управление холдингом» можно группировать в соответствии с положением о закупках. Группировка плана потребностей позволяет значительно ускорить организацию приобретения товаров.

Аккредитация поставщиков

Процедура аккредитации позволяет заранее проверить поставщиков и убедиться в их соответствии требованиям компании. Для ее прохождения поставщик должен подтвердить надежность по ряду параметров. В результате формируется перечень аккредитованных поставщиков, которые гарантированно смогут справиться со своими обязательствами. Они могут участвовать в закрытых закупках, при которых к торгам не допускаются посторонние организации.

Сервисы самообслуживания

Для постоянных аккредитованных поставщиков предусмотрен личный кабинет в системе, где можно воспользоваться целым рядом инструментов самообслуживания. С помощью личного кабинета можно:

• Заранее ознакомиться со всеми требованиями к поставщикам;

• Пройти аккредитацию для получения доступа к закрытым торгам;

• Своевременно получать информацию о проводимых конкурсах и принимать в них участие;

• Оформлять претензии, отслеживать оплату и не только.

Оценка поставщиков

Эксперты могут отслеживать эффективность работы с поставщиками и выставлять им оценки, чтобы выбирать наиболее надежных партнеров. В результате можно повышать эффективность закупок в долгой перспективе.

Управление договорами, взаиморасчетами и финансовыми рисками

Подсистема «закупки» может взаимодействовать с подсистемами «Казначейство» и «Управление договорами». В результате можно одновременно оптимизировать несколько бизнес-процессов для максимально эффективной работы предприятия. Закупщик вовремя получат данные о проведенных взаимных расчетах, о полученной оплате и не только. Кроме того, система позволяет снижать финансовые риски, работать с претензиями и исками.

Заявка на закупку в «1С: УХ» быстро оформляется и проходит согласование, в результате заказчик быстро получает нужные ему товары и материалы для работы. автоматизация бизнес-процессов оправдывает все вложения: она позволяет оптимизировать расходы, избавиться от лишних затрат и обеспечить более результативную работу предприятия.