Статья подготовлена на конфигурации Управление холдингом, редакция 3.2 (3.2.9.66)
«Отражение фактических данных» позволяет фиксировать, анализировать результаты деятельности организации. Технически, документ предназначен для регистрации фактических движений в регистры накопления бюджетирования.
В системе два способа создания: ручной и автоматический. Далее каждый способ описан детальнее.
1. Ручное создание документа
Список документов находится в разделе Планирование и контроль – Планы и лимиты – Отражения фактических данных (рис.1) и в разделе Казначейство – Корпоративное казначейство. Ручное создание возможно из формы списка по команде «Создать» или на основании операционного плана (рис.2).
Рисунок 1 – Раздел Планирование и контроль
Рисунок 2 – Способы ручного создания документа
Заполнение документа
Форма «Отражения фактических данных» или, проще, ОФД, содержит несколько страниц: Основное, Взаиморасчеты, Бюджет движения денежных средств, Бюджет доходов и расходов, Дополнительно.
На странице «Основное» необходимо указать:
- Сценарий – всегда «Факт», так как регистрируются фактические данные;
- Исходный документ – основание для ОФД, при выборе на форму автоматически подтягиваются данные об Организации и Контрагенте, сумма, валюта;
- Вид документа – отбор для исходного;
- Направление операции – приход или расход, иногда направление определяется системой, например, для Списания с расчетного счета – расход, для Поступления – приход и пр. (рис.3)
Рисунок 3 – Страница Основное
Помимо регистрации движений, ОФД изменяет взаиморасчеты по первичным документам. Данные на странице «Взаиморасчеты», в том числе направление взаиморасчетов (выбытие или поступление) заполняются автоматически на основании выбранного Исходного документа.
Табличная часть страницы наполняется информацией о договоре контрагента, объекте расчетов, элементе структуры задолженности, статье бюджета, сумме и валюте (рис.4).
Рисунок 4 – Заполнение страницы Взаиморасчеты
На других закладках отражаются фактические данные по видам бюджетов (БДДС, БДР) в рамках сценария, указанного на вкладке «Основное». Вид бюджета определяется исходя из операции, по которому формируется ОФД. Операции по реализации, поступлению товаров и услуг формируют доходы и расходы организации, поэтому относятся к БДР. Операции, подтверждающие поступление денег или оплату, например, поступление на расчетный счет или выдача наличных, формируют БДДС (рис. 5).
Рисунок 5 – Регистрация операций по бюджетам
На странице «Бюджет движения денежных средств» заполняется счет организации/касса, период по дате ОФД, табличная часть. Если исходный документ содержит несколько операций (несколько строк табличной части), то ОФД сформируется по каждой строке с указанием договора, объекта расчетов, статьи ДСС с аналитиками,ЦФО, проектом, суммой и документом планирования (рис.6).
Рисунок 6 – Заполнение страницы БДДС
Данные, относящиеся к Бюджету доходов и расходов, заполняются аналогично БДДС. Единственное отличие – отсутствие поля для указания банковского счета или кассы, т.к. в рамках БДР не анализируются движения денежных средств.
В ручном режиме ОФД создается только по данным текущей информационной базы. Чтобы использовать источник из внешней системы можно на вкладке «Дополнительно» указать правило заполнения и данные основания из внешней базы: представление, номер, дату. При этом поле Исходный документ на странице «Основное» остается пустым.
2. Автоматическое создание документа
ОФД может формироваться автоматически в текущей или внешней базе обработкой «Создание и заполнение документов по правилам» (оффлайн) или при проведении учетных документов (онлайн):
- Документы движения денежных средств (поступления, списания с расчетного счета, поступления, выдача наличных)
- Документы поступления и реализации (акты, накладные, возвраты товаров от покупателя и поставщику).
Выбор оснований устанавливается настройкой, в разделе Общие справочники и настройки – Казначейство – Отражение фактических данных (рис.7).
Рисунок 7 – Настройка ОФД
При установленном флажке Отражение фактических данных заполняется по предопределенным правилам, при этом есть возможность изменить их или использовать, например, другие источники.
Настройка правил заполнения объектов БД
Переопределить правила заполнения возможно через обработку «Настройка правил заполнения объектов БД» Расположена обработка в разделе Интеграция и управление мастер-данными – Сервис. Здесь необходимо выбрать организацию и документ, затем «провалиться» в ячейку на их пересечении (рис.8).
На открывшейся форме настройки можно добавить правило заполнения, указав исходную БД и выбрать нужные опции: Выполнять автоматически, Проводить.
По команде «Ок» заполнится выделенная ячейка, это означает, что правило выбрано, дальше нужно записать настройки. Для удаления достаточно очистить табличную часть на форме самой настройки.
Рисунок 8 – Настройка правил заполнения объектов БД
Правила заполнения
В справочнике «Правила заполнения объектов» отражаются все созданные ранее правила. А создать новое можно только непосредственно на форме элемента справочника «Документы ИБ», например для ОФД (рис.9).
Рисунок 9 – Правила заполнения объектов для документа ИБ
В новом правиле необходимо указать:
- наименование,
- тип базы данных источника – текущая или внешняя база
- исходный объект ИБ, источник для заполнения шапки – основание для заполнения,
- соответствие табличных частей приемника источнику данных – двойным нажатием открыть форму настройки из нужной строки, выбрать значение для Табличной части ИБ.
Данные приемника предзаполняются на основании документа ИБ, для которого создается правило.
Также на форме есть возможность написания произвольного кода для выполнения после заполнения объекта (рис.10).
Рисунок 10 – Создание нового правила заполнения
Создание и заполнение документов по правилам
Для создания объектов системы в соответствии с правилами заполнения предназначена обработка «Создание и заполнение документов по правилам» в разделе Интеграция и управление мастер-данными – Сервис (рис.11).
Рисунок 11 – Обработка Создание и заполнение документов по правилам
В шапке нужно указать:
- период обработки,
- организацию – для которой заведены правила,
- базу данных – для создания новых,
- вид документа – который будет создан.
После этого наполняется табличная часть. При этом её можно обновить по настройкам или по документу ИБ. В первом случае в таблице отражаются предопределённые правила, которые включаются в общих настройках системы, во втором – из справочника «Правила заполнения объекта», созданные пользователем (рис.12).
Рисунок 12 – Выбор правил заполнения
По команде «Обработать объекты» в системе формируются новые объекты согласно выбранным правилам.
3. Результат проведения
При проведении Отражения фактических данных системой формируются движения в следующих регистрах:
1) Движения денежных средств, Денежные средства – заполняются на основании таблицы на странице «Бюджет ДДС»,
3) Операции бюджетов,
4) Расчеты с контрагентами, Расчеты с контрагентами по документам – по данным на странице «Взаиморасчеты»
В регистр накопления «Движения денежных средств» записывается информация о банковском счете, направлении движения (приход/расход в зависимости от операции исходного источника), виде денежных средств, статье ДДС и аналитиках, контрагенте, договоре, сумме.
«Денежные средства» - схожий регистр, но менее детализированный. (рис. 13)
В регистр «Операции бюджетов» ОФД формирует записи о приходе/расходе по видам бюджетов с разными аналитиками (структуры, статей бюджетов, партнеров и пр.), об исполнении лимита. (рис.14)
Регистры «Расчеты с контрагентами (факт)», «Расчеты с контрагентами по документам» хранят информацию о взаиморасчетах: контрагенте, договоре, статье бюджета, сумме. Тут есть некая техническая особенность: приобретение товаров и услуг означает расход денежных средств, однако, с точки зрения взаиморасчетов, такая операция сокращает долг перед контрагентом и в данных регистрах запишется с противоположным видом движения (рис.15).
Рисунок 13 – Записи в регистрах «Движение денежных средств», «Денежные средства»
Рисунок 14 – Записи в регистре «Операции бюджетов»
Рисунок 15 – Записи в регистрах «Расчеты с контрагентами»