Управление договорами в 1С Управление холдингом

Договоры в «1С: Управление холдингом» - полезный дополнительный функционал благодаря которому можно повысить эффективность работы с контрагентами и улучшить взаимодействие между предприятиями, включенными в холдинг. Благодаря использованию специального модуля можно контролировать соблюдение договоренностей, заключенных между участниками бизнеса и снижать риск неисполнения обязательств.

Модуль договоров в «1С: УХ» предусматривает целый ряд полезных, часто использующихся функций:

• Регистрация и предварительное согласование документации. Все заключаемые договоры вносятся в систему, это позволяет отслеживать их жизненный цикл и контролировать своевременное исполнение;

• Автоматическое отслеживание соблюдения сроков и условий. Программа фиксирует все отклонения и сигнализирует о возникших сложностях;

• Постоянный доступ к документации. Она хранится в памяти в электронном виде, поэтому можно в нужный момент просмотреть требуемый документ;

• Автоматическая подготовка отчетности по исполнению договорных обязательств.

В результате руководство подразделений холдинга и головной компании получает возможность следить за исполнением условий договоров в автоматическом режиме и вовремя принимать меры для устранения возникающих проблем.

Графики расчетов

График расчетов содержит последовательность всех этапов исполнения договора. В него вносятся плановые данные по условиям оплаты, это дает возможность контролировать исполнение обязательств. Расчет может проводиться по нескольким исходным точкам:

• От даты начала действия договора;

• От даты аванса;

• От выделенной строки – можно выбрать собственную точку отсчета.

С помощью графика можно отслеживать соблюдение плана или отклонения от не, выявлять наличие задолженностей по оплате или поставкам, обнаруживать другие факты, требующие управленческих решений.

Рамочные договоры и соглашения

Если одна организация заключает с другой соглашение на о серии поставок товаров, выполнении определенного перечня работ или оказания услуг, но при том не может установить их окончательный перечень и стоимость, необходимо выбирать тип соглашения «Рамочный договор». После этого для каждой новой поставки в системе 1С будет оформляться спецификация, в которой будут прописываться дополнительные детальные условия.

Заключение рамочных договоров позволяет компаниям более свободно взаимодействовать друг с другом. Спецификация будет заключаться на основании основного договора – его реквизиты прописываются в специальном поле в программе. В результате можно будет в нужный момент уточнить условия и обеспечить эффективную совместную работу.

Версии соглашений

В «1С: УХ» реализован функционал, который позволяет отслеживать изменения в договоре. В справочнике хранятся не все реквизиты документов-версий, а только совпадающая часть. Эту функцию удобно использовать в том случае, когда необходимо заключить договор с изменением условий.

В программе есть два варианта: можно изменить существующий договор либо составить новый. При формировании новой версии будет доступна возможность посмотреть, как выглядел предыдущий договор.

При создании новой карточки договора система прежде всего предложит определиться с типом заключаемого соглашения. Всего в «1с: УХ» предусмотрено 6 возможных вариантов:

• Коммерческие договоры. Они заключаются для проведения продаж и покупок различных товаров, необходимых для деятельности предприятия.

• Привлечение средств. Это разновидность соглашений, направленная на привлечение внешнего инвестирования к деятельности компании.

• Размещение средств. Этот вид договоров предполагает, что компания заключает договор с кредитными организациями и размещает в них освободившиеся средства для привлечения дополнительного дохода.

• Обеспечение. В эту разновидность договорных отношений включаются аккредитивы. Поручительства, договоры предоставления гарантий, а также договоры залога или страхования, заключенные с различными партнерами.

• Производные финансовые инструменты. В эту категорию включаются форварды и свопы.

• Прочие договоры. Программа предоставляет список, в который включаются различные виды договорных соглашений, которые не удается отнести к пяти основным категориям.

При работе с программой важно сразу при оформлении карточки правильно выбирать разновидность договора. Впоследствии в пользовательском режиме изменить и соглашения уже не получится. Например, если сотрудник допустил ошибку и открыл договор в направлении «Кредит» для поставщика, эту карточку потребуется направить на удаление, а уже потом создавать новую.

Коммерческие договоры

Наиболее распространённым типом соглашений остаются коммерческие договоры - они заключаются между контрагентами для проведения сделок купли-продажи. Создание карточки договора в программном модуле «1С: Управление холдингом» дает возможность автоматизировать жизненный цикл такого соглашения, кроме того, можно оптимизировать его с «1С: Документооборот 8». Интеграция позволит удобно хранить документы и гарантированно не потерять важную информацию.

Специальная подсистема открывает следующие возможности при заключении коммерческих договоров:

• Проведение анализа и ранжирования контрагентов в зависимости от степени доходности взаимоотношений с ними, а также от существующих степеней рисков.

• Разработка типовой схемы расчетов с контрагентами, установление цен на товары и услуги, подготовка графика исполнения соглашения.

• Отслеживание графика расчетов по договору. С помощью программного модуля можно фиксировать факты перечисления платежей в срок, образование задолженностей и других отклонений от намеченного плана.

• Фиксировать требования к обеспечению договора, оформлению гарантий.

• Обеспечивать соблюдение требований валютного контроля, если сделка заключается с иностранными партнерами.

В результате весь жизненный цикл договора до момента окончательного исполнения соглашения находится под контролем. Программа поможет не потерять ценные документы, проследить за исполнением финансовых и иных обязательств со стороны контрагента, а также найти способ минимизировать риски.

Договоры финансирования

Другим востребованным типом договоров являются договоры финансирования – в эту категорию попадает привлечение внешних средств из различных источников для продвижения бизнеса. Программный модуль предусматривает специальный калькулятор графиков, с помощью которого можно отслеживать различные сделки для привлечения финансирования. В эту категорию входят следующие разновидности договоров:

• Кредиты, получаемые в банках и других финансовых организациях;

• Факторинг – обмен будущей выручки на деньги;

• Займы из различных организаций, полученные для увеличения оборотного капитала или других целей развития бизнеса;

• Овердрафт. Это одна из разновидностей кредитных договоров, при которой банк готов предоставить деньги в долг клиентам, у которых есть дебетовые счета.

Программный модуль дает возможность фиксировать все предоставленные клиенту займы и возникшие по ним обязательства. Внесение в программу информации о договора финансирования позволит гарантированно не пропустить сроки платежей, разработать стратегию снижения или погашения задолженностей перед кредиторами.

Договоры обеспечения

Договоры обеспечения призваны повысить надежность сотрудничества между контрагентами, предотвратить неисполнение обязательств. В карточке договора можно выбрать его тип: в их число входят договоры страхования, поручительства, залога, а также обязательства третьих лиц. Которые называют документарными операциями. Все эти меры призваны помочь получить компенсацию со стороны должника при порче имущества или причинении иного вреда.

В подсистеме управления договорами предусмотрен учет соглашений о предоставлении банковских гарантий, открытии аккредитива и других способах обеспечения для повышения надежности сделки. На каждом этапе можно будет фиксировать передачу документов, а также проведение расчетов с поставщиком.

Заключение договора обеспечения позволяет гарантировать, что поставщик вовремя поставит оговоренную партию товара, а клиент рассчитается в соответствии с условиями заключённого договора.

Договоры входящей и исходящей цессии

Договоры цессии предполагают уступку требований по получению дебиторской задолженности. Для предприятия это возможность избавиться от проблемного долга путем его перепродажи третьему лицу. Долг, как правило, перепродается с существенным дисконтом, это приводит к убыткам у первоначального кредитора. Программный модуль позволяет фиксировать договоры входящей и исходящей цессии, чтобы освобождаться от рискованной задолженности или. Напротив, приобретать с дисконтом долги, которые с большой долей вероятности удастся вернуть в полном объеме.

Претензионно-исковая работа

«1С: Управление холдингом» позволяет организовать претензионно-исковую работу с контрагентами, если в ходе исполнения договора возникли любые сложности. Блок претензионно-исковой работы включает в себя следующий функционал:

• Регистрация всех поступающих и исходящих претензий. Они могут быть как финансовыми, так и нефинансовыми. Это позволяет не потерять претензионные обращения и обеспечить дальнейшее решение возникшего конфликта.

• Управление претензионной работой на каждом этапе.

• Автоматическое формирование претензий. Если контрагент допустил просрочку платежа, система самостоятельно сформирует претензионное обращение. Кроме того, в бюджете предприятия сразу будет учитываться не поступивший платеж и возможность взыскания задолженности с недобросовестного контрагента.

• Отправление напоминаний и уведомлений участникам претензионной работы. Это позволит не пропустить даты важных переговоров, встреч с представителями контрагентов или участия в судебных заседаниях.

• Уточнение прогнозов БДДС в зависимости от этапа претензионной работы и возможности успешного заключения мирового соглашения.

Если конфликтная ситуация была исчерпана, претензия закрывается, в системе фиксируется факт погашения задолженности или иного решения возникшей проблемы. Использование программного комплекса дает возможность ускорить процесс, не допустить затягивания сроков рассмотрения дела и в итоге добиться получить полную сумму задолженности или найти другой способ устранения возникшей проблемы.

Таким образом, внедрение нового программного модуля по управлению договорами открывает широкий спектр возможностей для оптимизации документооборота и повышению эффективности взаимодействия с контрагентами. Дополнительные преимущества информационной подсистемы:

• Сохранение в памяти программы всего жизненного цикла договора. Не потеряется ни один документ, не будет пропущенных дат и других ошибок, которые часто встречаются из-за человеческого фактора.

• Эффективная организация претензионной работы. Многие процессы, такие как рассылка уведомлений, проходят в автоматическом режиме, это позволяет избежать пропуска важных моментов для улаживания конфликтной ситуации.

• Расширенный список договоров. Новые возможности программ позволяют фиксировать не только продажи и покупки, но и кредиты, страхование, предоставление банковских гарантий и многое другое.

• Автоматический контроль соблюдения графика расчетов. Использование программного комплекса позволит минимизировать ручной контроль и освободить время сотрудников. Система будет самостоятельно контролировать исполнение введенного плана и уведомлять о пропуске времени платежа и других важных событий.

Внедрение в практику новых автоматизированных систем позволяет значительно уменьшить ручной труд сотрудников бухгалтерской службы, а также усилить финансовый контроль за всеми процессами, происходящими в холдинге. Специальная подсистема повысит эффективность работы с контрагентами и минимизирует риск потерь – это компенсирует все затраты на установку.